Nous aimerions tous croire que 100% de nos réunions virtuelles sont 100% géniales, mais soyons honnêtes. La plupart des membres de l’équipe sont probablement en train de consulter leurs e-mails pendant que vous parcourez vos diapositives.
S’agit-il simplement de la malédiction des réunions à distance, ou peut-être le problème est-il plus proche de votre approche ? Si vous sautez les questions de contrôle, accaparez le temps d’antenne et négligez les ordres du jour, les réunions à distance efficaces resteront toujours un rêve lointain.
Pour vous aider à rendre vos réunions plus engageantes et productives, voici sept bonnes pratiques de réunion virtuelle que vous pouvez appliquer – dès aujourd’hui. Lisez la suite pour savoir comment améliorer les réunions virtuelles dans votre entreprise.
7 conseils pour les réunions virtuelles
1. Déterminez si la réunion est nécessaire
Première chose : avez-vous réellement besoin d’une réunion ?
Pendant la pandémie, beaucoup d’entreprises ont pris l’habitude de sauter sur un appel vidéo dès qu’elles avaient besoin de mettre leur personnel au courant de quoi que ce soit. Les réunions peuvent être utiles, mais elles ne sont pas le bon choix pour tout. Si vous pouvez faire passer le message via un chat rapide ou un e-mail, évitez la réunion.
Les réunions ne sont généralement le bon choix que si
- Vous devez prendre une décision rapide
- La même conclusion nécessiterait 10 e-mails dans les deux sens
- Vous devez établir une certaine connexion humaine
- Vous devez faire monter l’énergie
- Vous n’entendez pas certaines voix
2. Choisissez vos participants
Ce n’est pas parce que vous avez besoin d’une réunion que toute votre entreprise doit être présente.
Les outils de réunion virtuelle permettent de mettre facilement en relation des employés du monde entier. Cependant, toutes les personnes qui assistent à votre conversation doivent avoir une raison spécifique d’être là.
Si quelqu’un entre dans votre réunion et en ressort avec l’impression d’avoir perdu 30 minutes, vous avez un problème.
Pour vous assurer que vous n’invitez que les bonnes personnes, déterminez qui doit être présent à votre réunion en consultant votre agenda. À qui aurez-vous besoin de donner des indications ou de poser des questions ? Si certaines des personnes de votre liste peuvent obtenir des informations avec un e-mail, au lieu d’être présentes à la réunion, envisagez de les laisser en dehors de la conversation.
Gardez la liste d’invités de la réunion petite, mais assurez-vous que les informations couvertes sont largement accessibles. De cette façon, personne ne se sent exclu.
3. Choisissez le meilleur support
Une réunion ne doit pas nécessairement être une simple réunion. Il peut s’agir d’une vidéo enregistrée, d’un livestream, d’un Google doc, d’un chat en direct ou d’un grand nombre d’autres options.
Est-ce que tout le monde est épuisé par les réunions ? Peut-être que vous devez annuler et envoyer des notes à la place. Les gens manquent-ils de connexion ? Planifiez beaucoup de temps 1:1 et de temps de pause. Ce n’est pas ce que vous dites, mais le moyen que vous utilisez pour le dire.
4. Choisissez votre technologie
La technologie est au cœur de la réunion numérique. Cependant, il est important de viser le minimalisme technologique et de commencer par les outils qui aident à garder les choses rationalisées.
Avant la réunion, vous pourriez utiliser une application de planification pour garder tout le monde connecté sur le bon moment pour la conversation. Pensez à l’outil collaboratif par excellence : klaxoon ! Découvrez cet outil et son site internet pour tout savoir sur klaxoon., Vous pouvez également utiliser des outils de notes pour partager des informations sur ce que la réunion pourrait couvrir.
Pour la réunion elle-même, vous aurez besoin d’un outil de réunion avec lequel tout le monde se sent à l’aise. Des choses comme Microsoft Teams ou Slack sont souvent populaires. Si vous ne savez pas quel logiciel utiliser, essayez de parler à votre équipe de ses préférences.
Enfin, les outils de réunion que vous utilisez doivent être connectés aux autres services sur lesquels vous comptez.
Par exemple, si vous utilisez Microsoft Word et Excel pour créer des documents, il est logique d’utiliser Microsoft Teams, qui s’intègre au reste du portefeuille.
5. Pensez à la façon dont vous allez former une connexion
À une époque où l’isolement solitaire est courant, se connecter en tant qu’être humain – et pas seulement à titre professionnel – peut rendre les réunions plus engageantes. Mais comment pouvez-vous établir un lien avec les participants d’une manière qui les mette à l’aise ?
Cela peut être en commençant par une blague légère, en partageant une lutte personnelle à laquelle vous êtes confronté, ou en faisant en sorte que votre auditoire ressente une connexion lorsque l’ordre du jour de la réunion.
Avant de vous joindre à la réunion, assurez-vous de faire taire votre téléphone, de fermer les onglets de navigateur inutiles et de couper les sons concurrents. L’une des pires façons d’endommager une connexion est d’avoir l’air distrait pendant une conversation.
Donnez toute votre attention aux participants et regardez-les déborder d’enthousiasme pour s’engager et contribuer.
6. N’oubliez pas les règles de base
Préparer une réunion virtuelle demande beaucoup de planification, mais il y a plus à faire quand elle a réellement lieu.
Commencez par lire la salle et établir quelques lignes de base pour vous assurer que votre réunion commence bien.
Suivez les règles de base de votre réunion numérique à propos de :
- Se joindre avec la vidéo en marche
- Gérer les interruptions
- L’utilisation du chat
- Et autres règles d’étiquette de la réunion à distance
7. Faire le suivi après la réunion
La dernière des meilleures pratiques de la réunion virtuelle doit être en place avant la fin de l’appel. Avant que vous ne cliquiez sur le bouton rouge, tous les participants à la conversation doivent savoir ce qu’ils doivent faire ensuite.
Cela peut signifier donner à chacun des tâches spécifiques qu’il doit accomplir avec une date limite fixée, ou des instructions. Vous pouvez même obtenir des bots qui recueillent les notes de la réunion et donnent à votre personnel un résumé par le biais de Microsoft Teams lorsqu’ils raccrochent.
Si vous n’envoyez pas de résumé via un bot, essayez d’ajouter quelques notes à un e-mail ou à un message de groupe pour vous assurer que tout le monde emporte les bonnes informations.
Pour vos dossiers personnels, n’oubliez pas de noter les personnes qui seront responsables de certaines actions à l’avenir et la façon dont vous allez les vérifier.
