Un intranet est comme un Internet interne qui permet aux employés de communiquer en privé. C’est une relique poussiéreuse des logiciels de collaboration à distance. Lorsque vous pensez à un intranet, votre esprit peut immédiatement sauter à SharePoint et pour cause ! SharePoint est l’option OG et a été déployé en 2001 pour servir de système de stockage et de distribution de documents internes. Au cours des deux dernières décennies, les intranets (y compris SharePoint) ont évolué pour devenir un peu plus une place publique numérique ou un portail permettant aux entreprises de partager des mises à jour et des organigrammes exclusivement internes, en plus de servir de base de données de stockage et de partage de fichiers. (Si l’expression  » place publique numérique  » vous fait rouler les yeux, eh bien, c’était une époque plus simple.)

Quelle est la différence entre les intranets et l’internet ?

Les intranets sont des espaces numériques privés uniquement accessibles à des utilisateurs spécifiques (généralement accordés via une authentification unique/SSO, une adresse IP ou d’autres informations d’identification de l’entreprise) contenant des informations tournées vers l’interne. D’autre part, l’internet est un espace numérique public ouvert à toute personne dans le monde et contient presque la somme totale des connaissances humaines. Pensez à la différence de la manière suivante : une entreprise comme pole emploi intranet aura un site Web tourné vers le public sur l’Internet qui sert de marketing ou de propriété informationnelle, mais qui ne partage rien de classifié. Elle peut aussi avoir un intranet privé, qu’elle utilise pour communiquer les changements organisationnels, les anniversaires, les dates de paie et les présentations de stratégie. Les deux espaces servent des fonctions très différentes, en savoirs plus en cliquant sur le lien. 

Qu’est-ce qu’un extranet et en quoi est-il différent d’un intranet ?

Les extranets sont des réseaux semi-publics que les entreprises utilisent pour communiquer des informations avec des groupes tiers spécifiquement autorisés, comme les entrepreneurs, les fournisseurs, les partenaires, les influenceurs et, potentiellement, les clients, sans accorder à ces groupes l’accès au réseau interne de l’entreprise. Alors que tous les employés peuvent avoir accès à un intranet, ils peuvent être exclus d’un extranet en fonction de leur rôle ou de leur fonction. Des groupes tiers auront accès à des fichiers spécifiques sur un extranet, mais n’auront pas accès aux fichiers de l’intranet de l’entreprise.
 Exemples d’accès à l’intranet/extranet :

• un responsable des relations publiques a accès à l’intranet d’une entreprise pour rechercher la liste de cibles du mois prochain et a accès à l’extranet pour partager des documents de directives avec les influenceurs ;
• un assistant administratif a accès à tous les fichiers de l’intranet de l’entreprise, mais pas à l’extranet ;
• un entrepreneur travaillant sur un projet spécifique n’a accès qu’à 10 fichiers dans l’extranet de l’entreprise, mais aucun accès à l’intranet ;
• un internaute non identifié n’a accès qu’aux informations publiques de l’entreprise sur un site Web de marketing

Pourquoi un intranet est-il important ?

Le maintien d’un intranet d’entreprise traditionnel présente encore de nombreux avantages, mais il existe de nombreuses plateformes de nouvelle génération qui peuvent égaler ces avantages tout en en offrant beaucoup d’autres. Voici ce que l’une d’entre elles peut faire pour les entreprises :

Présenter une visibilité à travers les équipes

Un intranet est un excellent moyen de mettre des informations à la disposition de toute une entreprise. Comme chaque employé y a automatiquement accès, il est facile de partager les mises à jour de la direction de l’entreprise qui s’appliquent à tous. Comme de nombreuses solutions proposent également des sous-sections spécifiques à une division et/ou à une équipe, cela peut être un excellent moyen de se tenir au courant de ce sur quoi les autres équipes travaillent pour rester alignées.

Offrir un lieu centralisé pour le stockage et la récupération des documents et du contenu

Un intranet peut être un lieu centralisé où les employés peuvent stocker leurs documents et informations importants de manière à ce qu’ils soient facilement consultables par toute personne susceptible d’en avoir besoin. Plutôt que de trouver et de partager des documents à partir de systèmes comme Microsoft Office ou Google Drive, les utilisateurs peuvent les télécharger sur un portail et les rendre largement disponibles.

Simplifier les autorisations

Lorsqu’elles sont combinées à un SSO ou achetées dans le cadre d’une suite logicielle, il peut être aussi simple que quelques clics pour les administrateurs de créer des utilisateurs autorisés ou de révoquer entièrement l’accès.